Kriteria Manager Proyek Yang Baik
Proyek adalah aktivitas yang mempunyai
ciri-ciri seperti mempunyai objektif yang spesifik yang harus diselesaikan,
terdefinisi jelas waktu awal dan akhir, mempunyai batas dana, menggunakan
sumber daya, serta multifungsional yaitu anggota proyek bias berasal dari
departemen yang berbeda. Manajemen proyek meliputi juga perencanaan dan
pengawasan proyek. Perencanaan proyek meliputi definisi kebutuhan kerja,
definisi jumlah dan kualitas kerja, dan definisi kebutuhan sumebr daya. Sedangkan
pengawasan proyek terdiri dari penelusuran status proyek, membandingkan hasil
actual dan hasil diprediksikan, dan membuat penyesuaian.
Berikut ini beberapa kualifikasi teknis
maupun nonteknis yang harus dipenuhi seorang Manajer Proyek. Setidaknya ada 3
(tiga) karakteristik yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat kualifikasi
seseorang untuk menjadi Manajer Proyek yaitu:
- Karakter Pribadinya
- Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola
- Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Tim yang Dipimpin
Karakter Pribadinya
- Memiliki pemahaman yang menyeluruh mengenai teknis pekerjaan dari proyek yang dikelola olehnya.
- Mampu bertindak sebagai seorang pengambil keputusan yang handal dan bertanggung jawab.
- Memiliki integritas diri yang baik namun tetap mampu menghadirkan suasana yang mendukung di lingkungan tempat dia bekerja.
Asertif
- Memiliki pengalaman dan keahlian yang memadai dalam mengelola waktu dan manusiaKarakteristik Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola
- Memiliki komitmen yang kuat dalam meraih tujuan dan keberhasilan proyek dalam jadwal, anggaran dan prosedur yang dibuat.
- Pelaksanakan seluruh proses pengembangan proyek IT sesuai dengan anggaran dan waktu yang dapat memuaskan para pengguna/klien.
- Pernah terlibat dalam proyek yang sejenis.
- Mampu mengendalikan hasil-hasil proyek dengan melakukan pengukuran dan evaluasi kinerja yang disesuaikan dengan standar dan tujuan yang ingin dicapai dari proyek yang dilaksanakan.
- Membuat dan melakukan rencana darurat untuk mengantisipasi hal-hal maupun masalah tak terduga.
- Membuat dan menerapkan keputusan terkait dengan perencanaan.
- Memiliki kemauan untuk mendefinisikan ulang tujuan, tanggung jawab dan jadwal selama hal tersebut ditujukan untuk mengembalikan arah tujuan dari pelaksanaan proyek jika terjadi jadwal maupun anggaran yang meleset.
- Membangun dan menyesuaikan kegiatan dengan prioritas yang ada serta tenggat waktu yang ditentukan sebelumnya.
- Memiliki kematangan yang tinggi dalam perencanaan yang baik dalam upaya mengurangi tekanan dan stres sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja tim.
- Mampu membuat perencanaan dalam jangka panjang dan jangka pendek.
Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Tim
yang Dipimpin
- Memiliki kemampuan dan keahlian berkomunikasi serta manajerial.
- Mampu menyusun rencana, mengorganisasi, memimpin, memotivasi serta mendelegasikan tugas secara bertanggung jawab kepada setiap anggota tim.
- Menghormati para anggota tim kerjanya serta mendapat kepercayaan dan penghormatan dari mereka.
- Berbagi sukses dengan seluruh anggota tim.
- Mampu menempatkan orang yang tepat di posisi yang sesuai.
- Memberikan apresiasi yang baik kepada para anggota tim yang bekerja dengan baik.
- Mampu mempengaruhi pihak-pihak lain yang terkait dengan proyek yang dipimpinnya untuk menerima pendapat-pendapatnya serta melaksanakan rencana-rencana yang disusunnya.
- Mendelegasikan tugas-tugas namun tetap melakukan pengendalian melekat.
- Memiliki kepercayaan yang tinggi kepada para profesional terlatih untuk menerima pekerjaan-pekerjaan yang didelegasikan darinya.
- Menjadikan dirinya sebagai bagian yang terintegrasi dengan tim yang dipimpinnya.
- Mampu membangun kedisiplinan secara struktural.
- Mampu mengidentifikasi kelebihan-kelebihan dari masing-masing anggota tim serta memanfaatkannya sebagai kekuatan individual.
- Mendayagunakan setiap elemen pekerjaan untuk menstimulasi rasa hormat dari para personil yang terlibat dan mengembangkan sisi profesionalisme mereka.
- Menyediakan sedikit waktu untuk menerima setiap ide yang dapat meningkatkan kematangan serta pengembangan dirinya.
- Selalu terbuka atas hal-hal yang mendorong kemajuan.
- Memahami secara menyeluruh para anggota tim yang dipimpinnya dan mengembangkan komunikasi efektif di dalamnya.
Berkaitan dengan pekerjaan seorang manajer,
menurut Katz, kemampuan yang diperlukan oleh manajer adalah:
- Kemampuan konseptual
- Kemampuan interpersonal
- Kemampuan administrasi
- Kemampuan teknis
Shtub (1994) menggambarkan diagram
kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh seorang manajer proyek, diantaranya
adalah:
Budgeting and Cost Skills
Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya
proyek baik dalam hal analisis biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar
keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.
Schedulling and Time Management Skills
Manajer proyek dituntut untuk dapat
mengelola waktu secara baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang
diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek harus mendefinisikan
aktivitas-aktivitas yang diperlukan, misalnya dengan teknik WBS (Work Breakdown
Structure). Selain itu, manajer proyek harus mampu memperkirakan waktu bagi
setiap aktivitas secara realistis.
Technical Skills
Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan
pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur
dan mekanisme proyek. Kemampuan ini biasanya didapatkan dari penimbaan ilmu
khusus, misalnya Institut Manajemen Proyek, dsb
Resource Management and Human Relationship
Skills
Manajer proyek perlu memahami akibat dari kegagalan
dalam mengelola sumber daya, sehingga diperlukan kehati-hatian dalam
menempatkan sumberdaya yang ada dan menjadwalkannya. Hal ini membutuhkan
kemampuan untuk membangun jaringan sosial dengan orang-orang yang terlibat di
dalam proyek, seperti para stakeholder.
Communication Skills
Perencanaan sebuah proyek akan menjadi
tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek
dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka.
Negotiating Skills
Selain kemampuan komunikasi yang baik,
negosiasi juga memerlukan strategi dalam menarik dukungan manajemen atas atau
sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi harus dapat melihat
loyalitas sang manajer terhadap mereka, baru kemudian akan muncul kepercayaan.
Marketing, Contracting, Customer
Relationship Skills
Manajer proyek juga harus memiliki
kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat tragis ketika
sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya tidak
dibutuhkan oleh para penggunanya. Selain itu, kedekatan dengan konsumen sangat
diperlukan. Sang manajer perlu responsif terhadap perubahan kebutuhan dan
persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Dalam konsep TQM, kunci
utama untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah komunikasi secara
terus-menerus anatar pelanggan maupun antar tim proyek (Tjiptono&Diana,
2003).
Leadership Skills
Kepemimpinan menjadi salah satu peranan
penting yang dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh
manajer proyek menendakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja.
Grey&Larson (2006) memberikan contoh gaya kepemimpinan dengan memberi
teladan sebagai syarat menuju manajer proyek yang efektif.
Referensi:
http://rizarahmat24.blogspot.com/2012/03/kriteria-manager-proyek-yang-baik.html
